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 Assemblée générale du 18 octobre 2011

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Date d'inscription : 16/02/2012

MessageSujet: Assemblée générale du 18 octobre 2011   Ven 17 Fév - 12:47

Compte-rendu Assemblée Générale Extraordinaire du 18/10/11
(20h30 Salle Beauséjour, St Etienne du Bois).
PERSONNES PRESENTES :
EUDE Mickaël (Président) ; SERRIER Hélène (Trésorière) ; BONVOISIN Hélène ; BOULIAU Anne (Secrétaire) ; LENDOMER Odile ; FORGERIT Francesco (Vice-président) ; BERTONI Sandrine (Vice-secrétaire) ; DUBOSQ Emmanuel et Nadège ; AUCOIN Emmanuelle ; MOINARD Sandrine ; GRAYON Valérie.

ORDRE DU JOUR :
- Vote de la modification des statuts de l’Association.
- Point sur les prochaines manifestations de l’Amicale.
- Informations diverses.

1 : LES STATUTS.
Nouveaux statuts envoyés à la FOL (Fédération des OEuvres Laïques de Vendée) il y a 1 mois + mail à l’ensemble des membres du bureau.
Une fois votés lors de l’AG, nouveaux statuts à faire parvenir à la Préfecture rapidement.
Vote fait ce jour : Nouveaux statuts votés à l’unanimité des personnes présentes.

2 : INFORMATIONS DIVERSES.

 2.1 : Intervention sur « Les jeux dangereux ».

Document reçu par le Président.
Proposition par l’APPEL de faire intervenir des personnes pour « informer sans dramatiser » sur les jeux dangereux.
Intervention prévue en 2 temps : 1er : auprès des élus, professionnels encadrant, enseignants, etc.… 2ème : Echange avec les parents. Pas de date déterminée à ce jour mais interventions programmées théoriquement pour le 1er trimestre 2011 !
Demande d’en parler avec La Directrice de l’école lors du prochain Conseil d’Ecole à savoir le 15/11/11 (Conseil initialement prévu le 8, repoussé d’une semaine.).
Document donné à cet effet à Valérie G.

 2.2 : Fonctionnement de la salle Beauséjour après rénovations.

Nouveau règlement intérieur confié au Président (document daté et signé).
Appel à la vigilance et au bon respect de l’entretien des locaux.
Temps de location 8h-6h du matin le lendemain donc ménage de la salle à faire impérativement le jour J ! Arrêt de la musique à 2h ; Etat des lieux systématique avant et après chaque manifestation ; Plus d’éclairage par interrupteurs (sauf petite salle), tout est centralisé sur des tableaux d’allumage (salle, bar etc.…).

Problème évoqué : COUT DE LA LOCATION POUR LES ASSOCIATIONS DE LA COMMUNE.
Accès gratuit pour les manifestations à but non lucratif (Donc : réunions diverses, Assemblées Générales…) mais cout pour tout autre évènement (Loto, bourses aux vêtements etc.…).
1ère utilisation offerte (donc pour le Loto cette année ; pas de soucis).
Cout très probable : 80 euros juste pour la salle 1 journée (cout majoré si utilisation des cuisines et autres options !). Infos plus précises à récupérer en Mairie dès que possible.

Pour les demandes de débit de boissons : chaque association a le droit de faire uniquement 5 demandes par an. Attention cette demande est à faire même si les boissons consommées n’étaient pas à la vente (ex : verre de l’amitié après une réunion ou autre !). Quand évènement avec regroupement de plusieurs associations (style Marche Gourmande), autorisation de débit de boissons faite par le comité des fêtes de la commune.

 2.3 : Le registre spécial.
C’est un dossier d’archives à conserver A VIE.
Doit y figurer les comptes rendus d’Assemblée Générale ; Les membres du bureau ; Les statuts de l’association ainsi que les récépissés des parutions au JO. Possibilité d’avoir plus de renseignements auprès de la FOL.

2.4 : Parenthèse sur la vie scolaire : absence de sieste pour les Moyennes Sections.
Dès la rentrée de Novembre, 1 jour sur 2, plus de sieste pour les Moyennes Sections, faute de place suffisante dans l’école. 1 Sondage devrait être réalisé auprès des parents des enfants concernés dans les jours à venir pour faire remonter les informations en Mairie et lors du Conseil d’Ecole du 15/11/11. Affaire à suivre donc…

3 : LES MANIFESTATIONS A VENIR :

3.1: Le loto du 6 Novembre 2011.
A ce jour plus de 100 lots récupérés et plusieurs autres en attente ! Exemple de lots offerts lu à l’Assemblée.
Point sur l’organisation du jour J (entrées, buvette). Problème soulevé : la capacité exacte de la salle en nombre de personnes assises car si afflux massif de personne, nécessité de stopper les entrées ! Plusieurs questions sont donc à poser à la Mairie (mission confiée à Valérie G):

- Cout exacte de la location de la salle pour une journée (même si 1ère utilisation offerte)
- La location de la salle inclut-elle la location de la sono (exemple utilisation de micros indispensable pour le loto !)
- Quelle est la capacité exacte de la salle en personnes assises et donc le matériel est-il fourni (tables, chaises etc.…) ?
- L’affichage de publicité est-il possible dans l’enceinte de la salle ?
- Faire la demande d’autorisation de débit de boissons.
Point refait sur les affiches et distribution de ces dernières aux volontaires. Réalisation d’affiches spécifiques pour entrées de bourgs à faire (Sandrine M. et Emmanuel D).

3.2 : Idée d’après-midi jeux le 3 Mars 2012.
Entrée probablement à 1 euro pour les moins de 12 ans et 2 euros pour adultes et plus de 12.
Début des festivités 16h (pour le gouter…) puis proposition d’une soupe en soirée. Sollicitation des membres de l’Amicale pour récupérer des jeux car location trop couteuse.
Projet de réalisation d’une tombola a 1euro le ticket et coin jeu pour les petits.
Invitation au Foyer Logement pour aspect multi-générationnel. Projet : « Faire quelque chose de nouveau pour la commune ».
Idées soumises par l’Assemblée :
- Chacun emmène quelque chose pour manger,
- Débuter avant 16h (15h ; 15h30 pour permettre aux plus grands de jouer avant affluence de touts petits)
- Contacter la personne responsable de l’animation au Foyer Logement pour connaître habitudes des résidents.
- Pourquoi ne pas faire l’animation directement à la Maison de retraite (problème évoqué : nécessité de quitter les lieux très tôt pour le repas des résidents !)

Fin approximative de l’Assemblée 22h30.
Fichiers joints
CR AG extraordinaire (18 Oct 11).pdf
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Dernière édition par Admin le Ven 17 Fév - 18:14, édité 2 fois
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MessageSujet: Information suite à l'assemblée   Ven 17 Fév - 12:55

Voici ce qu'a dit la secrétaire de la mairie (infos à revérifier car contradictoire pour certaines avec le bilan de la réunion)

- Pour la sono, elle est comprise avec la salle, donc on aura normalement ce qu'il faut. ATTENTION A DEMANDER LES MICROS
- Elle m'a dit que pour les écoles, ils ne faisaient pas payer l'utilisation de la salle, même si on l'utilise plusieurs fois par an. Du coup, nous n'aurons aucun surcoût pour les manifestations qu'on organisera.
- L'autorisation de débit de boisson avait déjà été faite. Ils les préparent systématiquement à l'avance pour chaque réservation de salle. La notre était faite mais au nom de Francesco. Elle doit donc en refaire une au nom de Mickaël et lui envoyer directement chez lui.
- Pour l'utilisation de la cuisine, elle doit se renseigner auprès des élus. Mais je lui ai dit qu'il n'y avait pas d'urgence.
- Pour la capacité de la salle, le maxi est 350 personnes, il faudra donc voir à l'installation des tables combien de personnes assises on peut mettre. Elle pensait environ 250 personnes, voir un peu plus selon l’organisation des tables.
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