L'organisation du loto 2012-2013

Dimanche 17 Février 2013

Commission composé de:
Sandrine MARIONNEAU
Emmanuelle AUCOIN
Nadège GUEHNNEUX
Odile LENDOMER
Angélique AKRACH

A partir du moment ou on prévient la mairie du débit de boisson toutes les démarches nécessaire à l'organisation du loto sont faites automatiquement (prévenir la gendarmerie et la préfecture).

Salle de 250 personnes maximum

Pour mémoire l’année dernière il y avait :

8 parties 1 quine adulte 1 quine enfant 1 partie corse, ce qui fait un total de 11 jeux.

Il y avait à gagner : une télé et un home cinéma, un VTC, une nuit dans une cahute nichée. Un trampoline, un lecteur DVD portable, un kit ping-pong,…. Pour un montant de 1067 euros de cadeau (sans les frais divers voir l’ancien bilan sur le forum de l’amicale). L’année dernière un thème avait été fais
Bilan positif (500 euros environ de gagnés) mais les échos de la manifestation : trop de babiole, trop de redondance.

Cette année nous partons sur la même configuration mais on a tenté de diminuer le coût des cadeaux. Moins de lots mais plus gros. On part sur: (les prix étant indicatifs)

3 ème carton (quine adulte) : 1 tablette Ipad 2 (d’une valeur de 369 euros). Nadège gère les devis en magasin
2 ème carton : Le repas gastronomique pour 2 personnes chez Thierry Drapeau (d’une valeur de 150 euros sans les vins). Sandrine gère le devis au restaurant.
1 er carton : Une tassimo son lot de capsules (d’une valeur de 80 euros)
Le carton enfants : 1 multijeux (billard, baby foot)
2 ligne enfants : Jeux achetés lors de la journée jeux du 8 décembre (sortilège 50 euros)
1 ligne enfants : 2 ateliers de cuisine ou de bricolage à trop fastoche (15 euros)
1 partie corse: 1/2 jambon cru

Demande de budget prévisionnel auprès d’Hélène (la trésorière)900 à 950 euros de cadeaux.

Les lots gratuits sont à aller prendre chez nos partenaires (le quadrillage approximatif à été fait : Emmanuelle à parlé d’une nuit chambre d’hôte à Vouvent Bigard (Charal) son papa travail là-bas. Angélique fera marcher son réseau fringues. Eviter les chaines de magasin, ça marche pas bien et les flaneries ce n’est pas le top (sauf Exploria). Tenter les magasins de décoration … ADMR 1 heure de ménage offerte, Vitrine le laveur de carreaux, l’heure de préparation culinaire. Sabrina avait fait un bon d’achat l’année dernière (fleurs ? si j’ai bien compris ?). Natacha travaillait à super U donné une cafetière. Chez Cougnaud il donne des montres, des pendules. Voir les vendeuses Tupperware, Avon . Bateau Nantais 1 repas pour 2 personnes (j’ai noté un peu toutes les idées qui nous sont passées par la tête lors du brain storming).

Nous avons parlé de nombreux autres lots (je note les idées pour l’année prochaine) : appareil photo, Nespresso, tablette numérique avec clavier (avec wifi) , ordinateur portable, 1 frigo plein : Alain avait donné un demi jambon, on a des fournisseurs de légumes pour le frigo etc, Netbook, PS street, jeux de société, Bon d’achat de 100 ou 200 euros, la plancha, karcher à main, centrale vapeur, robot blender, jeux multifonction, smart box, service à raclette, crêpe party, cooking chef, tassimo, tireuse à bière, tv……..

Odile à dit qu’il fallait prendre des cartons pour faire des socles et des boites pour présenter les lots.

La lettre que Nadège à retravailler devra être signé par le président de l’association (donc Mickael), il faudrait que l’adresse postale de l’école ainsi qu’un tampon soit apposé sur la lettre (ce qui donnerait du crédit à notre courrier). C’est Sandrine qui s’occupe de la lettre, de la signature et des photocopies et Emmanuelle qui cherche le tampon.
Nadège gère toutes les demandes pour les parcs.

On commencerait l’affichage autour du 27 janvier 2013. Il faudrait donc que les lots soient achetés avant la date butoir du 18 janvier 2013 (pour se garder de la marge le temps de faire les affiches).

on a également parler de structure gonflable sur la terrasse mais difficulté à mettre en œuvre…
- Bien expliquer les règles de base en début de partie
- (poser sur chaque table le déroulement des parties)
Suggestion de mettre une TV et un DVD mais problème car nécessité de payer des droits à la SACEM !!!!!!!! Donc trop couteux…

1. DEFINITION DES « GROS »LOTS :
Quine adulte (carton plein à chaque fois sans démarquer entre chaque gagnant…)
- 1er carton plein : Tablette tactile SAMSUNG GALAXY TAB 2 (prix estimé 359 euros)
- 2ème carton plein : Dîner pour 2 personnes dans le restaurant gastronomique « Thierry Drapeau » site du Logis de la Chabotterie (2 étoiles au guide Michelin) (prix estimé 200euros)
- 3ème carton plein : Appareil photo PANORAMIX

Quine enfants
- 1er carton : Atelier d’activité « trop fastoche » cuisine ou création à Challans (15 euros au lieu des 20 estimés)
- 2ème carton : 2 jeux de société achetés lors de la manifestation après midi jeux (30 euros au lieu des 50 estimés)
- 3ème carton : Table multi-jeux (baby-foot, hockey…) (90 euros au lieu des 150 estimés)

Partie Corse (Tout le monde se lève et à l’annonce des numéros, les personnes s’assoient si l’un des numéros cité figure sur le ou les cartons en leur possession ; le gagnant est le dernier debout !


▪ Voir pour demande de lots auprès du Conseil Général : Evelyne s’en occupe.


ETAPES A NE PAS OUBLIER !!
- Création des affiches avec lots définitifs semaine du 14 Janvier 2013.
- Mot dans le cahier des parents avant le 31 Janvier 2013.
- Affichage des affiches à partir du 27 Janvier 2013.
- Mettre sur les tables, le descriptif de chaque partie + réglements
- Récupération des cartons pour les comptabiliser et bien noter les numéros manquants (cartons de 1 à 1000 !!)
- Achats des gros lots en échange d'autre chose (achat du lot Super U la tablette: en échange un bon de 50 € offert)
- Voir la liste des aînés par classe pour les mots dans le [b]cahier des enfants pour solliciter les parents au plus tard le 31 Janvier 2013 (sur offre potentielle de lots, aide à l’installation de la salle, gâteaux etc… avec demande de réponse au plus [b]tard le 10 Février 2013

Affiche loto + extérieur + pancarte date

papier pour les parents (gateaux, mise en place et bar) retrouver le modele de l'annee dernière, bar au debut + entracte (voir horaire)

Voir avec sandrine baudry les affiches crédit agricole, temps qu'il faut et place au niveau de l'affiche (mail envoyé mardi si pas de reponse j'appellerais.

Le point financier à transmettre à Hélène:

Timbres: 28.92 €
jeux de société: 29.90 euros
trop fastoche: 12 euros
bureau vallée 18 euros
table multi-jeux: 89 euros
tablette : 314 euros
diner: 200 euros
Jambon cru : 39.90 euros

= 731.72 €

Affiche en cours ! Pancartes récupérés (3 cassés à refaire) Liste de cadeaux obtenus ok + point financier ok

Annoncer à la partie d'avant la le prochain entracte. Et faire prix divisé par 2 pendant l'entracte pour l'achat de cartons.

Liste de répartition des tâches

1 personne au boulier : Nadège
1 personne qui annonce les numéros: Sandrine (moitié présentatrice)
1 présentateur : Manu
2 personnes aux entrées : Anne + Valérie remaud
1 vérificateur de cartons (ça peut éventuellement être le présentateur) : Mickael
2 personnes pour surveiller les enfants : Odile + Sandrine
2 personnes au bar pendant l'entracte, et 2 autres aux gâteaux et bonbons


Le présentateur devra impérativement lire le réglement avant le début de la partie!

OCCUPATON DES ENFANTS

Il faudrait faire 3 ou 4 niveaux d’activités : 3-5 ans, 6-8 ans, 9-11 ans et les grands (si besoin mais ça m’étonnerais). Ca donnerais:
Coloriage pour les plus petits (j’ai pleins de crayons de couleur et on sort des feuilles coloriage, pour les plus grands on sort des mandalas). On peut faire des coloriages magiques aussi (avec chiffres simple pour les petits et additions pour les plus grands, et point à relier également.

Site : http://www.ieducatif.fr/ie/coloriage-coloriage-magique-9-497.html et http://www.pointapoint.com/

On pourrait éventuellement acheter des cahiers de coloriage, c’est genre 1.50 euros à super U, on découpe les coloriages que les enfants veulent et puis c’est bon.

Les 9-11 ans peuvent faire des mimes (sortir des idées de mimes à faire), En plus il faut qu’on trouve des questions pour chaque âge des incollables (si possible collés la, ceux en éventail ! )
On peut faire un petit bac, on pourrait classer les enfants par âge, et donner un petit cadeau à celui qui à gagner le plus de points à la fin. On fais à partir du CE1.
On peut éventuellement faire une chaise musicale. (mais ça je sais pas si y a la place dans la petite salle.
On pourrait se dispatcher l’organisation des enfants avec parents volontaire, par tranche d’une demi-heure ou un peu plus comme vous voulez.

RESERVATION A FAIRE AVANT LA MANIFESTATION

Réserver le boulier non pas à la mairie mais à Mme Coulon-Fèvre (qui fait partie du conseil d'école)
Réserver la grande salle ainsi que la petite à la maire (et prendre les clés) + réserver les micros + rétroprojecteurs
Réserver un Perco pour le café
3 caisses de Monnaies à la trésorière (1 pour les entrées, 1 pour le bar, 1 pour les gâteaux et bonbons)
Réserver les courses chez Alain, le vin aux cavistes

Voila la liste des courses prises chez Alain et leur coûts

Sachet de Haribo: 0.30€ revendu : 0.50 €
Smarties et MM's: 0.40 € revendu : 0.50 €
Sucette: 0.15 € revendu : 0.20 €
Coca-orangina: 0.45 € revendu : 1 €
Perrier 33 cl: 0.60 € revendu : 1 €
Briquette jus d'orange : 0.40 € revendu : 0.50 €
Chips: 0.20 € revendu : 0.50 €


On a pris: 48 canettes de coca, 48 canettes d'orangina, 24 briques de jus d'orange, 12 canettes de perrier, 16 bouteilles d'1 litres de jus d'orange, 12 bouteille d' 1l5 de coca, 2 packs d'eau et 1 pack de lait, 66 paquets de chips, 400 gobelets, 150 tasse à café, 1 pot de nesquik, 150 sucettes, 13 paquets de 30 sachets de bonbons haribo (390 paquets): hari croco, l'ours d'ours, tagada, happy cola, super mini frites, dragibus, bams (banane), 108 paquets de M M's, 6 rouleau d'essuis-tout,

On avait déjà: sucre, cuillères, serviettes, sacs poubelle, filtre à café, infusion, oasis, café, 200 carambars, 19 paquets de M M's, reste 16 Smarties 39g,

Il manque les touillettes 200 prévu et oublié de demander, des carensacs, de la bière (à prendre chez Alain! ainsi que le cidre!)

CE QUI A ETE VRAIMENT CONSOMME ET FACTURES:

4 litre de lait (3€28), 2*50 gobelets (1€78), 1/2 jambon gratuit, 2 café carte Noir (5€80), 2*36 MM's (28€80), 150 sucettes (22€50), 1*36 smarties (14€40), 8*30 sachets de bonbons Haribo (72€) + 40 sachets de bananes (12€), 6 orangina canette (2€70), 19 cocas canette (8€55), 4 perriers (2€40), 1*6 briquettes de jus d'orange (2€40), 1 bouteille d'eau (0€25), 1 brique jus d'orange (1€10), 30 chips (6€), 1 Nesquick (3,05€), 1* 50 tasses (2€90)

Ce qui fais un total de 189.91 euros.

Idée crêpes pour les autres années. (Idée d'Emmanuelle Aucoin)

TOUS LES DOCUMENTS NECESSAIRES

Réglement du loto (avec liste des cartons manquants en article 13)

Liste des lots obtenus, liste de la répartition de ces lots, et liste des partenaires, prix des cartons dégressifs calculé par Sandrine (dans le même document)!

Rappel du loto et des lots afin de faire venir le plus de gens possible (beau temps prévu)


Les affiches du loto peuvent-être imprimés directement auprès de notre banque (le crédit Agricole de Palluau), une maman de l'école Sandrine Baudry (maman de Laly) y travaille.

APRES LE LOTO

Reste à faire: lettre de remerciement aux entreprises, aux parents..., + envoi des trucs administratif impôts ect entreprises.


Faire le bilan

La grande Villeneuve 20 euros emmanuelle, hélène recu c'est sandrine qui gère, facture alain ok donné et payé! Petite voiture à retrouver, mot des parents demandé à Emmanuel de me le dournir, payer la chabotterie c'est sandrine qui le fais. Faire les copies mot parent mairie des que possible, je le ferais ou sandrine.

Lundi 14 heures livre de cuisine. Micro qui fonctionnne pas ok sandrine à prévenu, lettre de remerciement entreprise. Qui paie quoi? Pénisson? bib? et 20 euros la grande villeneuve? ajouter course alain - monroc

LE BILAN:

Lots achetés :
- Tablette 314 €
- Repas resto 200 €
- Appareil photo 99.40 euros
- Ateliers trop fastoche 12 euros
- Jeux de société 29.90 euros
- Table multi-jeux 89 euros
- Jambon Aoste 39.90 euros
- Frais de timbres 28.92 euros
- Matériel bureau Vallée (feuilles etc...) 18 euros
- Courses chez ALAIN 189 € 91
- Domaines des iles 12€50
- La grande Villeneuve 20 €
- Monroc +30 €

Soit total 1023.53 €.

Fond de caisse aux entrées : 275 euros ( 100 euros en billets de 5, 100 euros en billets de 10, 50 euros en pièces de 2 et 25 euros en pièces de 1).
TOTAL DES ENTRÉES : 1446 euros - 275 euros (fond de caisse) = 1171 euros.

Fond de caisse au bar et bonbons : 534 euros ( 100 euros en billets de 5, 100 euros en billets de 10, 100 euros en pièces de 1, 150 euros en pièces de 2, 60 euros en pièces de 50 cents, 16 euros en pièces de 20 cents, 8 euros en pièces de 10 cents).
TOTAL DU BAR : 764.41 euros-534 (fond de caisse) = 230.41 euros.

Soit un total de 1401.41 - 1023,53 (d'achat de lots) = 377,88 €




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